Produción cultural. Con Marcos Vázquez

Por Claudia Martínez

Na clase de hoxe non falamos dos temas legáis da organización dun festival, necesarios pero dos que xa se falaron na clase de hai dúas semanas. Hoxe falaremos con Marcos Vázquez do proceso creativo e loxístico da produción dun festival. Farémolo desde un enfoque cultural e non mercantil.

En Esmerarte producen dous festivais con perspectivas, obxectivos e, por conseguinte, xeitos de traballar moi diferentes. O Portamérica, situado nunha antiga azucreira de Portas, unha aldea Pontevedra, é un festival de mediano tamaño cun cartaz destinado a un público reducido. Durante todo o ano e nos días do evento se leva a cabo moitas iniciativas que buscan ter un impacto positivo na localidade e ademais hai un esforzo detrás por promover o benestar social e aplicar políticas medioambientáis para combatir a súa pegada.

Pola contra, O Son do Camiño, situado no Monte do Gozo, Santiago de Compostela, é un festival de gran tamaño. Non ten como principal preocupación a pegada que deixan na contorna e o seu cartaz de música é “mainstream”.

Secuencia de pasos para planificar un evento

Definir o evento

O obxectivo principal dun festival é determinar que se quere acadar co evento. Neste caso, pode ser a difusión cultural a través da música, a danza ou outras formas artísticas, ofrecer entretemento ao público asistente ou incluso a recadación de fondos para apoiar unha causa benéfica ou algunha organización. É importante establecer claramente esta meta, xa que guiará todas as decisións relacionadas co evento.

O público obxectivo é outro aspecto clave ao definir un festival. Debemos pensar a quen queremos dirixir o evento, xa que isto influirá nas actividades, no tipo de programación e na estratexia de comunicación. O público pode ser moi variado: desde a mocidade que busca diversión e novas experiencias, até familias que desexan gozar dun día ao aire libre, ou profesionais que se interesen en aspectos máis técnicos ou específicos do festival.

Finalmente, o formato do evento é determinante para dar forma ao festival. Este pode adoptar diferentes modalidades, como un concerto, un festival temático, ou un ciclo de actividades culturais ou artísticas. A elección do formato dependerá dos obxectivos do evento e das expectativas do público obxectivo. Cada tipo de evento terá un enfoque distinto en termos de espazos, duración, programación e recursos necesarios para a súa organización.

Así, ao definir un festival, é esencial ter en conta todos estes elementos para garantir o seu éxito e que se poidan cumprir os obxectivos establecidos.

Cuestións temporais

A elección das datas ten que ser axeitada. Dependendo do teu público colocar un data ou outra pode ser crucial para que poidan asistir. Marcos pon de exemplo que o ano pasado O Son do Camiño coincidiu por datas moi próximo á selectividade. Ao priorizar a dispoñibilidade do artista en vez de a do público poderíanse perder moitos asistentes que non puideron acudir ao evento. Por isto, é importante considerar factores externos como as vacacións escolares, festividades locais ou outros eventos concorrentes que poidan afectar á afluencia de público.

Ademais das datas é esencial elaborar un cronograma detallado que inclúa todas as fases do evento, establecendo prazos claros para cada unha delas. Este cronograma debe abranguer desde as tarefas previas á planificación (pre-produción), como a contratación de artistas e a promoción, ata a execución do evento (produción) e o seu posterior seguimento (pos-produción). A definición de prazos axeitados permite garantir que cada aspecto do festival se leve a cabo de forma ordeada e dentro do tempo establecido, evitando imprevistos e asegurando o éxito da actividade.

Localización

Seleccionar o espazo adecuado implica ter en conta varios factores como o aforo, a acústica e a accesibilidade. Ademais, é fundamental contar cun plan de mobilidade eficiente, que garanta que os asistentes poidan desprazarse facilmente ata o lugar do evento. O Monte do Gozo, por exemplo, é un espazo ideal polo seu aforo, pero presenta algúns inconvenientes no que respecta ao acceso. A súa proximidade á AP-9 é vantaxosa, pero as estradas que conducen ao recinto son de só un carril, o que pode crear atascos, e o aparcamento tamén resulta limitado. Para minimizar estas dificultades, a organización do festival dispón de servizos de lanzadeiras desde tres puntos de Santiago, permitindo que os asistentes accedan ao evento de maneira máis cómoda. Do mesmo xeito, para o Portamérica, a organización ofrece unha solución para mellorar a mobilidade ao dispoñer de buses que conectan as cidades de arredor co espazo do festival.

O Coliseum en A Coruña é un exemplo de espazo cunha excelente accesibilidade, xa que está ben comunicado mediante a autopista e conta cun amplo aparcamento. Por outra banda, o IFEVI en Vigo sería un exemplo de mala accesibilidade: a súa entrada, por unha única vía, e o aparcamento reducido dificultan a chegada ao evento, facendo que a experiencia sexa pouco placenteira.

Despois de ter a localización é dependendo de onde sexa o evento haberá que xestionar a obtención das autorizacións necesarias para diferentes aspectos do evento, como a seguridade, o control do tráfico, o son e as condicións sanitarias. Por exemplo, para o uso de sistemas de son ao aire libre, é necesario obter unha licenza que regule os niveis de ruído para non afectar á contorna e cumprir coas normativas locais. Tamén se deben xestionar permisos para o control e protección dos asistentes, garantindo que o evento conte cun adecuado sistema de seguridade e emerxencias.

Equipo e recursos

Durante a pre-producción, o equipo humano estará composto por un grupo fixo de profesionais, pero na fase de produción do evento, o número de traballadores aumentará considerablemente. En Esmerarte, todo o persoal é contratado directamente por eles, sen recorrer á subcontratación de empresas externas. Deste xeito, asegúranse de formar a todos os traballadores nos riscos laborais asociados ás súas tarefas específicas. O principal inconveniente desta modalidade é a complexidade de coordinar e xestionar a todo o persoal de maneira eficiente durante o evento.

Un recurso fundamental é o técnico. Os recursos técnicos necesarios para a producción do evento, é dicir, equipos de son, de iluminación, escenografía, está alugado.

Outro é o orzamento. A distribución de recursos económicos moitas veces sirve para diferenciarse do resto. Gastar diñeiro en alugar unha nora pode ser unha inversión. Marcos sinala que as entradas de festivais en Galicia son moito máis baratas que no resto de España. Isto pode responder a que a man de obra ou provedores sexan máis baratos pero os artistas seguen costando o mesmo nunha zona que noutra de España. Do mesmo xeito mostra as entradas do Primavera Sound de BCN e o de Portugal, 100 euros máis baratas. Tamén menciona que hai aspectos puramente mercantís, como subir considerablemente o prezo das primeiras entradas ou non devolver o diñeiro dos vasos, cos que buscan aproveitarse do fanatismo dos asistentes para incrementar os seus beneficios.

Os fondos do Son do Camiño veñen  dunha subvención por retorno publicitario. Este tipo de axuda non se contemplaba para festivais e foi O Son do Camiño o primeiro que se beneficiou dela.

Tras seguir os pasos para planificar o evento hai que reunir as ferramentas e documentos de uso habitual:

O rider técnico

O rider técnico é un dos documentos máis importantes na produción dun espectáculo. Nel, o artista detalla todos os requisitos técnicos que necesita para a súa actuación, como a disposición do escenario, o equipo de luces e son ou os instrumentos.

En moitos casos, os riders son sinxelos e fáciles de cumprir, pero noutros poden ser máis complexos. Moitas veces úsase o diálogo para adaptar o rider e conseguir que encaixe entre dous artistas con necesidades distintas. Neste proceso, o xefe de produción técnica xoga un papel clave, pois é quen dialoga e negocia cos artistas para axustar o rider de maneira que encaixe no escenario do festival. Se o rider inclúe demandas que a organización non pode cubrir, non ten sentido negociar sobre iso. Por exemplo, no festival Son do Camiño, por normativa dos bombeiros, non se permite o uso dunha determinada cantidade de pólvora. Se un artista solicita este material, o seu uso será rexeitado.

Marcos comenta que as botellas de CO₂ son unha ferramenta moi utilizada, sobre todo por artistas urbanos. “É algo un pouco ridículo e, desde o punto de vista loxístico, bastante complicado”, defende Marcos.

No rider hai un apartado que se chama hospitality, nesa parte do documento se detallan todas as necesidades da banda en canto a aloxamento, viaxes e camerinos. A información incluída neste documento pode ser fonte de conflitos, especialmente polo espazo esixido por cada artista, xa que moitos requiren áreas exclusivas. Porén, normalmente acádase un acordo.

O hospitality pode resultar ridículo polas exquisiteces que inclúe, xa que algúns artistas fan peticións excesivas ou innecesarias. Con todo, Marcos entende que hai que ter en conta que pasan moito tempo na estrada, e moitas veces un espazo ben acondicionado e acolledor pode suplir estas demandas. Igual que co rider, no apartado de hospitality é implescindible chegar a acordos.

Contra rider

O contra rider é o documento que se lles entrega aos artistas en contraposición aos rides dos artistas. Este informe indica a todas as bandas cales son os equipamentos cos que poden contar no festival. Reflictirá o acordo chegado entre as partes acerca das infraestruturas e sistemas postos á disposición de cada artista.

Igual que no rider, no contra rider están detallado os inears que se van utilizar, o personal técnico, os monitores e o sistema de son entre outras cousas.

Folla de ruta

Outro documento fundamental é a folla de ruta, un cronograma detallado do día do evento que se envía aos artistas. Este escrito emprégase para indicar a cada banda o xeito de chegar ao recinto, o que van atopar en canto a son, os horarios de acceso e resto de información para facer o show. Outra información que se pode engadir é a información do hotel, os horarios de recollida, especificacións de onde estacionarvehículos pesados ou incluso un directorio de contactos do festival.

Durante o show: coordinación, supervisión e deixar o mínimo marxe á improvisación

A listaxe de tarefas para facer nun festival está composta polas de produción e os seus prazos.  Un ano antes do festival, establécense as datas para ter o cronograma definido. O primeiro paso é contactar cos provedores e xestionar cuestións clave como a solicitude de licenzas e a coordinación co equipo técnico, que inclúe arquitectos e enxeñeiros.

Tamén é fundamental analizar o aforo, calculando o número de persoas permitido por metro cadrado, e poñerse en contacto co equipo de infraestruturas (encargado do escenario e dos servizos) e co de maquinaria (carretillas elevadoras, entre outros) e os provedores de hostalaría. Ademais, cómpre redactar varios documentos clave: un borrador do proxecto para entregar ao concello; o plan de autoprotección, que define os medios para afrontar emerxencias; o plan de seguridade e saúde, que recolle todos os protocolos destinados a garantir a integridade dos traballadores e asistentes; o relativo á prevención de riscos laborais, que garante que todos os traballadores estean informados sobre as medidas necesarias para minimizar posibles perigos durante a montaxe e celebración do evento; o certificado de implantación do proxecto de actividade; o certificado de solicitude estrutural, emitido por un enxeñeiro, quen debe inspeccionar as instalacións; tamén hai que acreditar que toda a maquinaria instalada conta co marcado CE; e por último, é imprescindible contratar un seguro de responsabilidade civil.

Outro paso clave é adecuar o terreo, que pode implicar tarefas como desbrozar, instalar farolas ou colocar valos. Xa no último mes antes do evento, comeza a fase de construción, que inclúe o montaxe do escenario, a instalación eléctrica, os traballos de hostalaría e a preparación dos camerinos, entre outros aspectos.

Despois de falar sobre os pasos a seguir para organizar un festival, sobre os documentos de uso fundamental e o cronograma para non esquecer ningún paso do plan, Marcos ensinounos dous videos resumo dos dous festivais que organizan en Esmerarte.

Deunos un consello que a eles lles funciona moito para mellorar en cada edición: facer fotos do recinto horas antes de abrir as portas. Ter imaxes de todos os recunchos do festival, sírvelles para despois facer unha análise de que melloras se poden facer para os seguinte anos.

Tamén nos ensinou o informe de sostenibilidade que implantaron o ano pasado no Portamérica e que pon en valor a creación e funcionamento do festival. Este documento que se encontra na páxina web recolle as medidas para minimizar a pegada ambiental que ten na contorna. Fala do plan de reforestación de árbores autóctonas para compensar as 52 toneladas de co2 que supón a produción do festival, da accesibilidade a demanda dos asistentes con discapacidade, da búsqueda de produtores de km cero, da iniciativa para reducir a demanda da auga, da creación de totebags con lonas dos anos anteriores,…e moitos outros proxectos que fan parte do festival e lle dan unha razón de ser.