Trabajar desde/con/para una entidad pública. Con Carme Casado

Por Víctor Lardiés

En música suele decirse que puedes sobre-practicar una pieza, pero que nunca podrás estar demasiado preparado. Una idea que, si bien puede conducir erróneamente a un ideal de perfeccionismo quasi patológico, intenta mostrarnos que la multiplicidad de situaciones y casuísticas que pueden darse en el directo es casi infinita. Lejos de buscar la obsesión por el control sobre el escenario, una estrategia inteligente sería abrazar la incertidumbre y lanzarse al público con frescura y decisión. Es en ese momento, al buscar una comunicación sincera y abierta, cuando la preparación y estudio previo se hacen notar o brillan por su ausencia.

De forma, podríamos decir, paralela a esta imagen, Carme Casado, responsable de Promoción Económica en CERSIA y con más de 20 años de experiencia, ofreció una clase que pivotaba sobre una idea clave: un proceso de venta cultural comienza siempre por la información.

Dicha clase resultó muy esclarecedora en este sentido, mostrando cómo para que nuestras propuestas culturales y proyectos tengan una buena recepción es necesario conocer a fondo y de forma preliminar aquella entidad con la que queremos trabajar. Esto resulta más cierto, aún si cabe, cuando hablamos de gestión de proyectos en colaboración con la Administración Pública, debido a la existencia de una gran multitud de procedimientos, organismos y herramientas con las que lidiar.

El discurso de Carme se estructuró en tres grandes bloques. Se presentó primero información relevante sobre cómo realizar dicha preparación, entre la que se incluye:

Identificación de objetivos de organismos públicos.
Estudio del modelo operacional que utilizan dichos organismos para conseguir esos objetivos.
Herramientas administrativas más habituales.

Posteriormente se propuso y realizó una pequeña actividad práctica en la que aplicar los conocimientos expuestos sobre nuestros propios proyectos de diagnosis de entidades. En tercer y último lugar, Carme ofreció una serie de Tips con los que afrontar nuestra aproximación, no solo a la Administración Pública, sino a la práctica profesional en general.

Identificación de objetivos de un organismo público

En el caso de entidades públicas, conocer dicha entidad significa indagar en cuáles son sus objetivos para así, tras analizarlos, conocer cuáles son sus valores. Carme propone hacer este análisis a través de 3 ejes:

Lo que dicen: sus competencias, sus estatutos y sus encomiendas de gestión. Es decir, toda la documentación de carácter estratégico.
Lo que hacen: siendo necesario para ello una revisión de las acciones ya ejecutadas con anterioridad por la entidad. Estas están normalmente disponibles a través de las webs de la propia entidad en apartados de noticias, transparencia, cuentas de años anteriores y presupuestos aprobados para planes o programas concretos.
Lo que van a hacer en un futuro: es decir, la información que obtenemos de declaraciones de contratos a ejecutar y proyectos plurianuales de programación pública.

Todo ello debería llevarnos a contrastar los objetivos de la entidad con los objetivos de nuestro proyecto y, consecuentemente, verificar si sus valores coinciden total o parcialmente con los nuestros. Y aquí vino una primera moraleja: una entidad con valores e intereses diferentes a los nuestros, rara vez querrá trabajar con nosotros.

Estudio del modelo de operación

Es también muy importante analizar el marco y los objetivos para los que la entidad con la que queremos trabajar fue creada, así como su forma jurídica, su ámbito competencial y su ideología política en el presente. Para determinar qué herramienta operativa encaja mejor con nuestra iniciativa y la entidad necesitamos saber qué modelo operativo sigue, lo cual podremos averiguar a través de la identificación de tres aspectos:

Pautas de colaboración con otros agentes sociales en la ejecución de sus actividades y competencias. Es decir, buscar entre la información relativa a convenios, colaboraciones no formales (muy habituales hoy en día), subvenciones, patrocinios, cesión de espacios… y estudiar la naturaleza jurídica y los objetivos de las entidades con las que ya se realiza una colaboración.
Pautas de fomento de actividad ajena. Información sobre concursos y programas de ayudas y sus bases, normalmente a través del Sistema Nacional de Publicidad de Subvenciones (BDSN).
Pautas de ejecución de la actividad propia. Mediante análisis del perfil contratante de la entidad, los presupuestos publicados y contratos de acciones semejantes a la nuestra.

Herramientas administrativas más habituales

Para concluir la sección explicativa, Carme expuso y ejemplificó de forma detallada las principales herramientas administrativas con las que podemos acometer un proyecto en colaboración con la Administración Pública. Si bien no entraré a desarrollar cada una de ellas, resulta importante entender que cada una dispone de sus particularidades y que conocerlas nos ayuda a acometer efectivamente los procedimientos administrativos. Es decir, una vez conocemos la entidad con la que queremos trabajar y su forma de proceder debemos buscar la herramienta que mejor se adapte a nuestro proyecto, a nuestro presupuesto… a nuestras circunstancias, para garantizar que nuestro tiempo y trabajo no caen en saco roto y que el esfuerzo nos merece la pena.

A grandes rasgos se distinguen tres grupos de herramientas:

Convocatorias de ayudas, premios, concursos y subvenciones nominativas. Sujetas a competencia y que requieren de un análisis de las bases de la convocatoria.
Fórmulas de contratación: como concursos, procedimientos abreviados y contratos menores. También sujetas a competencia y que requieren de un análisis del pliego y solicitudes de oferta. Requieren normalmente de una invitación, es decir, que seamos invitados al proceso selectivo. También se recomienda ser asesorados durante el proceso.
Fórmulas especiales, que no son objeto de la Ley de contratos o que están recogidas como tales en dicha Ley. Como patrocinios, contrato por exclusividad (uso de marcas), contratos por servicios intelectuales, contrato de creación e interpretación artística y literario y de los espectáculos, docencia… Estas fórmulas NO están sujetas a competencia y, por tanto, dependen de una venta del proyecto y de la negociación previa de las condiciones.

En definitiva, la lectura y análisis de las bases de una convocatoria de ayudas, de un pliego… nos permite deducir si esta ha sido diseñada pensando en un proyecto nuevo o en uno más consolidado, si requiere de nuestra aportación presupuestaria total o parcial por adelantado, si es compatible o no con otras fuentes de financiamiento, entre otras muchas cuestiones. Es decir, todo este proceso de análisis nos permitirá saber si dicha entidad y dicha herramienta administrativa concreta se adecúan a nuestro proyecto y sus necesidades. Es necesario dicho análisis para realizar una valoración del riesgo que implica. Qué podemos ganar y con qué posibilidades y cuánto tiempo, esfuerzo y dinero nos va a costar solicitar dicha ayuda, presentarnos a un determinado concurso, etcétera.

Tips para nuestro trabajo

Tras la realización de la actividad propuesta, en la cual se identificaron y analizaron entidades y sus objetivos con las que nuestro proyecto de diagnosis podría colaborar, Carme ofreció a modo de conclusión una serie de consejos más generalistas orientados a guiar nuestra actividad profesional como agentes y gestores de la cultura.

Estos siguieron la línea discursiva que marcó la clase desde un inicio y contribuían al punto de vista, buen hacer y espíritu de trabajo que durante estos primeros meses de curso iban cristalizándose.

Investiga tu mercado, desde el análisis profundo de sus entidades, de las personas más relevantes del mismo, de proyectos similares al tuyo que hayan triunfado en otros territorios; enrédate, conoce y transmite conocimiento, tanto en redes como de forma presencial, cuidando tu marca personal y la marca de tu proyecto; anticípate, colabora, escucha y da forma concreta a tus proyectos, a través de un buen soporte físico y digital, estando preparado a través de un plan de acción sólido pero flexible, teniendo clara la temporalización y coste de tu proyecto; y, sobre todo, inúndate de honestidad, con quién eres y cómo trabajas, con la constancia y fidelidad a los valores que te definen y definen tu proyecto y con el respeto a tu esfuerzo, sin regalar gratuitamente tus ideas ni tu trabajo.