Técnicas para o traballo en equipo. Ferramentas colaborativas. Fur Alle Falle.

Por Andrea Nartallo.

A pasada sesión do día 21 de outubro correu a cargo de Vanesa Castro e Iñaki López. Xuntos son Fur Alle Falle, unha produtora cultural que busca incidir no común, que se cuestiona o incuestionable e que durante o proceso de desenrolo dun proxecto procura converter os erros en virtudes.

A visión de traballo que durante toda a xornada nos transmitiron Vanesa e Iñaki é que nun grupo de traballo todxs somos a mesma cousa, todxs aportamos matices e é así como fomentamos a intelixencia colectiva. É por isto que todas as ferramentas para o traballo grupal non só facilitan a loxística do traballo en si, se non que o enriquecen.

Xa entrando en materia déronnos uns pequenos pero importantes consellos para que o traballo en equipo discorra sen incidencias. Organizar a conta de correo, algo tan obvio pero que ás veces non facemos e pode dar lugar a perder algunha información, é fundamental. Como tamén o é utilizar os filtros e crear carpetas. Continuar os fíos de conversación nos correos electrónicos e respectar os asuntos tamén axudan nesta organización.

Para a comunicación interna do grupo sempre debemos empregar a mesma canle, é dicir, non mesturar os correos con mensaxes por Whatsapp ou por Facebook. E ademais ter presente que as redes sociais non son o idóneo para a comunicación interna do grupo, nada máis que para comunicarse co exterior.

A sesión estruturouse en bloques. En primeiro lugar explicáronnos o funcionamento básico dalgunhas ferramentas dixitais para o traballo en rede, a continuación déronnos unhas pautas para formar e articular un grupo de traballo, metodoloxías de xuntanzas online e offline, directrices para a toma de decisións e xa o final da tarde falaron de como xestionar as crises grupais.

A primeira das ferramentas é Dudel como versión de software libre (non confundir libre con gratis! Pero iso xa é outro debate) ou Doodle como versión privativa. Esta ferramenta serve como axenda, para concertar o día e a hora dunha xuntanza entre todxs xs asistentes ou para facer unha enquisa moi sinxela. Exemplo: Podedes quedar todxs o luns as 10.30 am? Si ou non.

A segunda ferramenta foi TitanPad. Este é un editor web baseado na colaboración en tempo real, varixs autorxs poden editar simultáneamente o texto. Tamén dispón dunha ventá de chat no lateral que permite a comunicación directa con todxs xs autorizadxs a editar o Pad.

Outra das ferramentas é Mumble, tamén de software libre, e a súa versión privativa Skype. Para o uso de ambas é necesario descargalas e instalalas no ordenador. A peculiaridade de Mumble frente a Skype reside na súa especialidade en multiconferencias, é unha casa con habitacións onde poder ter as diferentes xuntanzas e ademais permite ter rexistro de audio.

Estas conferencias tanto en Mumble como en Skype apoianse sempre nun Pad no que imos recollendo a acta.

Para administrar os proxectos, Vanesa e Iñaki faláronnos de Trello, ferramenta que serve para vincular tarefas a persoas. Non as tarefas do proxecto enteiro senón as tarefas específicas dos subgrupos do proxecto.

En canto á produción de diagramas e mapas conceptuais que facilitan visións gráficas do noso proxecto contamos con Real Time Board, a cal tamén podemos empregar para planificar o mes ou facer un time line.

Unha parte fundamental dun proxecto é, lamentablemente, o orzamento, e para crear estas follas de orzamento podemos empregar Ethercalc (software libre) ou as follas de cálculo de Google (software privativo). En ambas, unha vez creas a folla, podes pasarlle a ligazón xs demáis membros do equipo e a van completando.

Para rematar este bloque de ferramentas, a xente de Fur Alle Falle faláronnos de Typeform, ferramenta de recompilación de datos e creación de enquisas.

O segundo bloque da sesión tratou as pautas para o traballo en equipo. As cales podemos resumir no seguinte esquema:

A estrutura interna do grupo está formada polos diferentes subgrupos de traballo. En todo proxecto hai subgrupos que debemos ter en conta.

1. Grupo de Coordinación: é o grupo encargado de manter e facilitar as reunións internas do grupo. Este grupo de comunicación interna ten unha persoa que se encarga de pasarlle a todxs xs integrantes as ferramentas que se van a usar.
2. Grupo de Produción ou Kernel: é o núcleo duro dun proxecto, onde se van decidir as cuestión máis importantes.
3. Grupo de Economía: encargado de facer que o orzamento sexa un documento transparente e chegue a todas as persoas.
4. Grupo de Deseño: a miúdo ligado ó grupo web. É importante que alguén coordine a imaxe gráfica do grupo. É o deseñador o que ten esa identidade gráfica e o que sabe como facelo.
5. Grupo de Comunicación: é o grupo que fala do noso proxecto cara fóra (prensa, medios de comunicación, relacións coas institucións, redes sociais, etc.).
6. Grupo de Documentación: moitas veces esta tarefa se externaliza. É importante que o noso grupo documente os procesos de traballo para facer máis transparente a xestión.
7. Grupo Legal: o mundo da cultura ten moitos límites legais que é conveniente controlar para evitar calquera tipo de situación indesexable/ilegal.
8. Grupo de Mantemento: necesario sempre que se ten un espazo físico, por exemplo un local de traballo que é necesario manter limpo.

Estes grupos no son estruturas pechadas, ás veces teñen que hibridar entre eles.

.

A terceira parte da sesión serviunos para saber organizar unha reunión, ben online ou offline. En primeiro lugar, nas reunións online a persoa encargada da coordinación abre un Dudle para fixar a data da xuntanza en Mumble. Unha vez reunidos esa mesma persoa abre un Pad no que tomará acta do falado e acordado.

En segundo lugar, as reunións offline son xuntanzas que deben servir para fomentar afectos, colegueo, complicidades, desfacer malentendidos… en definitiva, conectar co grupo.

No seguinte bloque tratamos a toma de decisións no grupo de traballo. Se temos un xefe, non hai dúbida de quen decide, pero en cambio se o proxecto é horizontal o ideal é tomar as decisións por consenso. Chegar ó consenso non é doado pero para logralo é fundamental contar cun bo mediador no grupo.

Unha vez que temos os subgrupos e as tarefas asignadas a cada un deles é fundamental respectar os tempos asignados e se por algún motivo unha das tarefas se ve freada, nunca quedaremos parados, reorganizaremos obxectivos para poder avanzar.

Traballando en grupos todos tivemos crises e problemas. Ante estas situacións debemos adoptar unha actitude responsable e saber ceder, facémolo sempre por alcanzar o ben común.

Chegados a esta parte final Vanesa e Iñaki explicaron dous conceptos a ter sempre en conta: a mediación e a monitorización.

Por un lado, a mediación é buscar unha solución positiva á resolución dos conflictos dende o consenso. Para chegar a este consenso hai dinámicas como a de encaixar o improbable ou as estratexias oblicuas de Brian Eno.

Polo outro lado, a monitorización fai referencia ó feito de supervisar o proxecto para asegurarnos de que o noso parecer está encamiñado cara un determinado resultado final.

Como engadido persoal e repetindo o que xa comentei no inicio do post coller o costume de pór en práctica todas estas suxestións e ferramentas quizás non sexa fácil pero o que teño moi claro é que axilizará os meus futuros proxectos e (espero) os proxectos dxs meus compañeirxs.

Se tendes calquera dúbida sobre o comentado na sesión podedes escribir a Vanesa e Iñaki no seguinte enderezo electrónico: fur@furallefalle.com