Valoración de los recursos y elaboración del presupuesto. Con Miguel Martín

Por Marta González

Esta semana contamos en el aula con la presencia de Miguel Martín, jefe del departamento de Promoción Cultural do Concello da Coruña. Licenciado en Ciencias Políticas, Sociología y Administración y Dirección de Empresas. Máster en Organización de Servicios de Orientación Profesional y Empleo. Entre 2005 y 2009 fue director del IGAEM y de AGADIC, por mencionar una pequeña parte de su amplia experiencia laboral en el campo de la cultura.
Si bien cuando se trabaja en el ámbito de la cultura lo que verdaderamente cuenta son los resultados, la parte artística, es muy importante dedicarle tiempo y esfuerzo a la parte económica y, sobre todo, a los presupuestos, para conseguir un maximización de los recursos con los que vayamos a contar. De esta premisa surgió una de las sesiones más sesudas y dinámicas en lo que hasta ahora llevamos de curso, en una tarde donde se fueron alternado la parte expositiva y la realización de supuestos para una mejor comprensión práctica de la temática de la clase.

Comenzamos la primera parte de la jornada hablando de los presupuestos y del análisis de los principales componentes de los gastos. Partiendo de la base de que no hay reglas fijas, y que siempre dependerá de la naturaleza de la actividad a desarrollar, se hizo hincapié en la necesidad de organizarlos siempre en una relación ordenada y lógica.

En la gestión presupuestaria  se suelen hacer estas tres clasificaciones:

• Económica: hace referencia a la naturaleza de los gastos en que se incurren para llevar a cabo la actividad.
• Orgánica: qué unidad de la Administración o qué departamento, si de una empresa privada se trata, tiene la potestad o la autorización para hacer ese gasto.
• Funcional: hace referencia a la actividad a la que van a ir destinados esos recursos económicos.

Cuando de lo que se trate sea optar a subvenciones, debemos explicar detalladamente  nuestros costes sobre la actividad. Sin embargo, cuando el caso es una facturación a una empresa, lo importante es explicarle los servicios que se le van a ofrecer y el coste de los mismos.

En el apartado de ingresos, Miguel Martín nos habló de los tipos más habituales en las actividades culturales, recalcándonos que en la mayoría de los casos pueden existir incompatibilidades para vender un proyecto cultural que también recibiera una subvención.

A continuación pasamos al apartado de los conceptos del presupuesto de gastos, comenzando por la contratación laboral, donde los gastos de personal se convierten en una de las partes más importantes y complejas. Para ello nos presentó una serie de supuestos en los que trabajar en grupo y con los que aprendimos a calcular cuánto cuestan a la empresa, dependiendo de la duración de los contratos, y siempre partiendo los cálculos del salario bruto.

Cálculos de cuánto cobraría un trabajador en base a salario X euros/mes: X x 14 (pagas anuales)= Y euros/año salario a pagar al trabajador.

Cuánto nos cuesta la SS del trabajador, en base a un cálculo de una media de 1/3 , puesto que los baremos de cálculo varían:
Y x 1/3= Z euros anuales en seguridad social

Gasto total anual del trabajador a la empresa:
Sueldo anual + SS anual

Al hablar de contratación laboral y de los gastos de seguridad social ligados a la misma, se abordaron en más detalle cuestiones sobre nóminas, Tcs, o el modelo 110. También comentamos las cuotas de autónomos si nuestra empresa tuviese alguno. Siguiendo con los tipos de gastos, ya con proveedores externos, una forma menos habitual pero no por ello imposible, serían los pagos con Certificaciones donde al colaborador se le retiene un 15% de la cantidad acordada, el cual se debe ingresar en Hacienda.

Y por supuesto de la forma más habitual de pago, la facturación, en el que la empresa deberá depagar el IVA correspondiente (además de la cantidad a abonar estipulada por el proveedor del servicio. Nuevamente se dividió la clase para trabajar en supuestos sobre estos temas ya que Miguel insistió en la importancia de facturar correctamente ya que es muy habitual que, por pequeños errores de cálculo, esta parte de los proyectos genere muchos problemas.

De vuelta del descanso, entramos de lleno en el apartado de gastos generales que son los que no están vinculados de forma directa a la producción de un determinado bien o servicio y son independientes del nivel de producción de la empresa. Pero son muy importantes, ya que son necesarios para hacer una imputación correcta de los gastos e ingresos del año, lo que nos permite hacer un cálculo correcto de lo que son los costes reales de cada actividad.

En referencia a estos gastos generales, hablamos también de los activos fijos, que habitualmente se tienen en cuenta a la hora de hablar de balance anual de la empresa, pero que se mencionaron en este aula  como posibles  gastos en algunos proyectos.

Concepto de activo fijo:

Bienes que no están destinados a la venta, sino a la producción de otros bienes y servicios. La permanencia en la organización es a largo plazo (superior a un año). Importe mínimo. Si es menos de 100€, se consideran gastos generales. Activos fijos materiales -inmuebles, vehículos, equipamiento informático, equipamiento técnico, mobiliario, …-  y activos fijos inmateriales -imagen corporativa, licencias, software, gastos de producción, etc,…-.

Problemática de los activos fijos:

En la gran mayoría de las líneas de subvenciones no se admiten inversiones en la adquisición de activos fijos. La alternativa son alquileres y la amortización es la depreciación, distribución en el tiempo de dicha adquisición.

En este apartado es destacable mencionar que con el paso del tiempo las administraciones públicas que otorgan las subvenciones están abriendo la posibilidad de añadir, a los presupuestos de los proyectos, una parte proporcional de las inversiones. Aunque de momento sean muy pocas las que lo permiten, y bajo baremos que establece Hacienda, con unos márgenes de un máximo por año de un 15% y un total que no supere los 14 años y siempre manteniendo a lo largo del tiempo el criterio escogido para ello por la empresa.

Volviendo al esquema general de gastos generales es importante prestarle atención a los gastos de estructura, ya que puede suceder que todos los proyectos de la empresa sean rentables pero, al hacer el balance anual de las cuentas de la empresa, esta dé pérdidas. Es, pues, necesario que las actividades que lleve a cabo la empresa den para pagar estos gastos estructurales.

¿Cómo lo hacemos? Las formas más habituales, dependiendo de si hablamos de justificar subvenciones o de facturaciones son:

Subvenciones:

• Aplicando un % por cien fijo que no sea muy elevado y se considerarían gastos generales.
• Aplicando un % mayor pero en este caso habría que presentar facturas.

Facturación: Repercutirlo en la facturación de servicios.

Sea cual sea la situación, hay que asignar con sensatez una parte proporcional de esos gastos a los costes de cada uno de los proyectos que la empresa lleva a cabo.

Y como colofón final de la clase nos mostró la forma de calcular el margen comercial y el punto muerto, herramientas imprescindibles para reducir en lo máximo posible la incertidumbre, (que nos ayudarán a tomar decisiones respecto a precios), cuando ya entramos en la fase de distribución, donde vamos a incurrir en nuevos gastos pero donde al cabo de un tiempo también tendremos ingresos. Es decir, desde el principio del proyecto, y durante la primera fase de la distribución, tendremos un déficit que se irá reduciendo a medida que vayamos ofreciendo este servicio o bien obtengamos los primeros ingresos.

El margen comercial no es más que la ganancia por venta de determinado producto, ya que es la diferencia que existe entre el precio de venta y el coste del producto, ambos sin impuestos.

• Cálculo del margen comercial: precio unidad-costes unidad

El punto muerto, punto de equilibrio o umbral de rentabilidad, es el número mínimo de unidades que una empresa necesita vender para que el beneficio en ese momento sea cero. Es decir, cuando los costes totales igualan a los ingresos totales por venta. A partir de este volumen mínimo de venta, este producto será rentable para la empresa, en la medida que la empresa consiga seguir produciéndolo y vendiéndolo.

• Cálculo del punto muerto: costes fijos/(precio-costes variables)

Acabó la clase recordándonos la particularidad de los productos de la cultura, un sector en el que los productos, en la mayoría de los casos, no son rentables y tienen que ir de la mano de subvenciones para que sea posible su producción. Y  que, para que se dé el saldo de caja positivo, debemos poner la mayor atención en ser estrictos en los pagos y prudentes en los cobros. Además de ser sincero con las personas con las que se trabaja, sean de la empresa o no, si en un momento determinado van a cobrar un poco más tarde.