Produción cultural: festivais e eventos. Con Xulio Cordeiro

Por Rubén Capelán

Comezamos a sesión dedicada a festivais e grandes eventos coa presentación do poñente, Xulio Cordeiro, cunha longa e diversa traxectoria profesional pola que é considerada unha figura de referencia na produción musical galega.

Actualmente é responsable de produción da Cidade da Cultura de Galicia, dirixindo, entre outras, a produción do concerto de Björk, os programas Cidade Imaxinaria e Atardeceres no Gaiás, o ciclo Nexos e os Premios da Cultura Galega. Anteriormente coordinou para La Fábrica de Chocolate e Esmerarte, producións como o Cultura Quente e Vigo Transforma. Foi socio e director de XXL Produción e Loxística, manager de Berrogüeto, tour manager de Luar na Lubre, responsable técnico en xira do Centro Coreográfico Galego, así como director de produción do Festival de Ortigueira.

Xulio anúncianos que a sesión vai a ter dúas partes diferenciadas, unha primeira de técnicas e estruturas e unha segunda de lexislación. Pon enriba da mesa, tamén dende o principio, que a súa formulación non é para nada académica: el vén do terreo de xogo e vainos debuxar o que pasa nunha produción de festivais e grandes eventos, porque nós, como impulsor*s de proxectos, temos que saber un pouco de todo. Se nos falan de certos conceptos e termos técnicos, temos que saber o que son, de que nos están a falar.

Imos diferenciar a produción técnica de eventos ao vivo da produción en cine, teatro… son dous tipos de produción ben distintas. Por outro lado, “o produtor é un trilero”, trata sempre de que todo o mundo estea contento, para o cal é moi básica a empatía: poñerse no lugar da outra persoa para entender as situacións e saber que pasa en todo momento. Este concepto de empatía, por certo, será salientado en varias ocasións durante a sesión.

Pois ben, partimos dunha gran idea de evento que temos e que ás veces naceu nun lugar inesperado (cos amigo*s nun bar tomando algo), pero, esa gran idea hai que plasmala! Pois ben, que necesitamos saber ou decidir? Uns obxectivos, o lugar, a data, o aforo, se é gratis ou de pago, etc,… E unha vez definido isto teremos que facer un estudo de necesidades, divididas en dúas clases: as derivadas do perfil do evento e as derivadas do rider de artistas.

Para as derivadas do perfil do evento o ideal é poñerse as botas e as luvas e ir ao lugar onde será o noso evento. Cunha cámara, cun metro, un caderno de notas, e ver así as necesidades no propio espazo (aforo, valado, seguridade, accesos,..). Posteriormente, xa no ordenador e usando ferramentas coma o Autocad, Sketch Up e Google Earth, convén elaborar un plano ou dous diferenciados (un para produción e outro para público). Esta fase é das máis importantes, así que recomenda tomarse moito tempo, porque o aforraremos no futuro.

En canto ás necesidades derivadas do rider de artistas, debemos distinguir o técnico e o de hospitalidade (se ben poden ir xuntos no mesmo documento). No rider técnico inclúense todas as necesidades técnicas do artista en canto a son, iluminación, escenario, backline… mentres que no rider de hospitalidade fálase de condicións de comodidade do artista (horarios, comidas, bebidas, aloxamento, espazos privados…). Para entender isto amósanos exemplos reais de riders cos que traballou, na súa experiencia profesional. Como última recomendación neste apartado, coméntanos a importancia de negociar sempre antes todo o que inclúen os riders; e, se algo non o poderemos cumprir, comunicarse co artista canto antes, para poder atopar alternativas e solucións, fóra da vórtice do día do evento.

Neste punto dedicámoslle os últimos minutos a coñecer termos básicos relacionados con todas as áreas presentes nun festival ou gran evento, conceptos básicos que temos que controlar minimamente para poder funcionar no eido da produción.

Pois ben, despois de este aluvión imprescindible de termos e trucos que calquera produtor* ou director* dun festival ou gran evento debe coñecer, volvemos ao punto de partida da análise das necesidades do noso proxecto, xa que unha vez estudiadas estas, temos que poñelas en tempos nun plan de produción.

Para elo partimos da data do evento e imos cara atrás debullando cada fase de produción até o comezo. Neste punto da aula Xulio comenta que as infraestruturas son un dos piares dun festival. Un bo “produtor de infras” soluciónache o 80% dos problemas; ademais temos que ter en conta que o stage manager deberá estar o día de montaxe do escenario, para situar as ramplas, as escaleira… En definitiva, ordenar ben a súa casa antes do día sinalado.

Unha vez detallado o plan de produción podemos elaborar un orzamento de produción, para o que é recomendable partir dunha situación ideal para despois ir rebaixando, e, deste xeito, ver que postos non poden desaparecer, tendo en conta tamén as necesidades das empresas contratadas.

Co orzamento ben redactado imos ao promotor* a presentarllo, e se é aceptado comeza a produción (e a contratación e coordinación de todas as necesidades). Rematamos esta parte da aula coa lista da documentación imprescindible para produción: planning montaxe, horarios/escaleta, follas de ruta, folla de coordinación de transfers e rooming list.

As cuestións legais dun evento

Chegamos agora á parte de lexislación e normativa a ter en conta na produción de festivais e grandes eventos. Como primeiro consello, Xulio recomenda comunicarlle á Delegación do Goberno a realización do evento, para que así, en caso de calquera incidente importante, xa saiban de que evento lles estamos a falar. En canto aos seguros, o de responsabilidade civil é obrigatorio e cada empresa participante no evento deberá ter o seu e o evento en si terá o seu propio seguro. Outros seguros complementarios son: suspensión por cancelación (climatoloxía ou ausencia do artista). Como anécdota curiosa, coméntanos que para demostrar a suspensión do evento por mor do mal tempo, lle paguemos a un notario que certifique que chove moito e que é imposible realizalo.

Outra das obrigas en materia de seguridade é o plan de autoprotección, destinado a unir a prevención de riscos laborais e as situacións de emerxencia de todas as empresas que participan no evento. Neste plan avalíanse posibles problemas e se lles dá solución. Por outra banda, e como ferramenta moi útil para a coordinación do persoal de seguridade (privado e público), existe a posibilidade de solicitarlle á Xunta a presenza dun CECOP (centro de coordinación e operativa), en forma de furgón-camión no que hai unha persoa de cada corpo (bombeiros, policía,..) que están xuntas nese espazo, de tal xeito que, no caso de emerxencia, as decisión sexan tomadas conxuntamente.

Como peche á aula, comentamos a entrada en vigor no vindeiro xullo da Lei 10/2017 do 27 de decembro, e espectáculos públicos e actividades recreativas de Galicia.

Rematamos así unha intensa aula, chea de contidos técnicos básicos e imprescindibles para desenvolverse no campo da produción de festivais e grandes eventos, contados dende a formulación realista de que, detrás dunha gran produción, hai unha enorme cantidade de recursos e persoas, coas que temos que empatizar e saber coordinarnos para acadar un resultado óptimo para todas.