Proceso de preprodución e produción de eventos. Xulio Cordeiro

Por Montse Cillero

O primeiro pensamento é inevitable:

De que maneira simplificaría o meu traballo se cando comecei coas miñas encomendas laborais relativas sobre todo ás festas tivera a oportunidade de recibir unha sesión tan completa e clara coma a que nos ocupa. Cantas veces os desaxustes económicos e tamén todo tipo de sorpresas organizativas e de última hora veñen provocados por unha mala planificación da produción.

O xeito de guiar a sesión de Xulio foi sumamente atinado para ter unha idea global do que temos que facer (e do que non)  ante a organización dun evento de calqueira calibre en canto a temas de produción:

O primeiro paso no proceso de produción levanos a unha avaliación das necesidades que á súa vez nos levará a elaborar un orzamento. Debemos analizar toda a información que nos dá o promotor: lugar, aforo, data, prezo da entrada ou gratuidade, portas, obxectivos… Polo tanto, o ENCONTRO CO PROMOTOR é fundamental para poder resolver.

E xa con estes datos pasamos á localización. Faremos unha inspección visual do lugar do evento. Aquí contamos con varias ferramentas para levar ó papel todo o que podemos ver alí: Autocad, Sketchup (deseño en 3D), Illustrator e Geogle Earth para facer os planos con ubicacións de tódolos servizos que despois nos servirá a todo o equipo (seguridade, policía, servizos preventivos, persoal de taquilla…) como guía fundamental do evento. A LOCALIZACION é, polo tanto, imprescindible. Ao mesmo tempo trátase dunha  inversión xa que un bó estudo da  localización determinará a boa marcha do proceso de produción.

Fundamental tamén o RIDER DO ARTISTA, a valoración das necesidades de todo tipo que deben de ser estudadas e negociadas para non levar sorpresas de última hora. Necesidades de escenario, son, iluminación, video, cameríns, backline, catering, transfers, hoteis…

O rider pode vir diferenciado entre rider técnico e de hospitalidade. O rider técnico é negociable. En xeral os artistas contan cun contrato “stándar” independentemente do lugar e as condicións en que sexan contratados. De feito, cando o concerto está enmarcado dentro da actividade dun festival tódolos artistas se deben acomodar á dotación que temos instalada de modo xenérico. Esta dotación moitas veces ven dictada polo grupo ou artista de referencia, o de “máis nivel”. O que está claro é que as cuestións relativas ó rider debemos pechalas antes da sinatura do contrato xa que despois é complicado.

Os listados de elementos de iluminación e son aparecen especificados con marcas e modelos concretas e xeralmente ofrecemos ó artista un CONTRARIDER, con marcas similares en calidade e prestacións que coinciden coa nosa dotacion técnica.

Algo que Xulio destacou é que debemos falar a misma linguaxe que os técnicos e técnicas, aínda que non na mesma medida e especialización, é importante en cada momento saber do que nos están falando. Por iso fomos “traducindo” termos comúns en son, iluminación, estruturas, video… Falando de escenarios, valos, especialistas en montaxes, resaltando a importancia dos servizos eléctricos, maquinaria máis utilizada, backline, plans de autoprotección, permisos, coordenación… E todo o que ten que ver cunha boa planificación da produción do evento que nos leva a plasmar tódalas necesidades, horarios e persoas en distintos documentos nos que queden reflectidos os timings e tarefas a realizar cos nomes e contactos de quen os realiza, sabendo quen é responsable de cada acción en cada momento.

Como organizadores dun evento, calquera que sexa o formato temos que primar a seguridade do público, en coordinación con tódolos servizos implicados e non escatimar recursos humanos nin económicos. Por iso o orzamento resultante, cando plasmemos o traballo en cifras, ten que ser de máximos e non de mínimos, para levar a cabo o espectáculo do mellor xeito e coas máximas garantías posibles.

Todo e máis está na documentación entregada pero o que permanece e nos transmitiu Xulio a través da súa nutrida experiencia é algo fundamental para o que nos temos que preparar:

Debemos saber e entender en todo momento o que está a pasar na nosa produción e así poder controlar o evento ó minuto, sen esquecer algo imprescindible neste e en calquer outro traballo que nos toque realizar: A EMPATÍA e o ENTENDEMENTO coas persoas involucradas no proceso de produción.

Grazas Xulio por esta sesión tan participativa na que realmente aprendimos compartindo.

Grazas Noa por cederme o resumo que eliximos as dúas nun principio e me interesa especialmente.